5 boas razões para não levar consigo apresentações para reuniões de trabalho

5 boas razões para não levar consigo apresentações para reuniões de trabalho

Há uns meses, deixei de levar apresentações para as reuniões do Alerta Emprego. A primeira vez foi por lapso - correu tão bem que passei a esquecer-me de propósito.

Não é uma ideia peregrina, mas também não é o mais comum. Alguns clientes estranham o facto de aparecer sem portátil, tablet ou apresentações encadernadas, mas a maioria acaba por gostar. E os resultados, esses, felizmente têm sido animadores.

Eis algumas razões pelas quais acredito que é boa ideia deixar as apresentações no (nosso) escritório:

1 - Somos ouvidos
Regra geral, basta abrirmos uma apresentação para "perdermos" o interlocutor. Quando isso acontece, os olhos passam estar a concentrados no papel ou ecrã e os ouvidos desligam e deixam de estar abertos ao que temos para dizer.

As pessoas tendem a gostar de pensar por si próprias e uma apresentação cria margem e incentivo para isso. Assim, podemos perder o controlo sobre as mensagens que são passadas - nesse caso, é a apresentação a mandar e não estamos ali a fazer nada.

2 - Vamos sem "agenda"
Quando se leva uma apresentação, o pressuposto é de que ela será, como o nome indica, apresentada. Estamos, à partida, a condicionarmo-nos àquilo que achávamos que seria mais importante dizer, antes da conversa começar.

Sem uma apresentação, é mais fácil adaptarmo-nos ao interlocutor. Podemos focar-nos nas necessidades daquele cliente em particular e temos a flexibilidade para nos adaptarmos à sua realidade.

3 - Focamo-nos no cliente
Como não estamos presos a uma ordem que devemos seguir (a ordem da apresentação), é mais fácil termos verdadeiras conversas, ou seja, conversas interativas.

Deixamos de lado a "conversa" por partes, em que cada um fala na sua vez, e podemos focar-nos em compreender o cliente, fazer perguntas que nos mostrem o que o cliente precisa e valoriza, e fazer valer os argumentos que realmente podem fazer a diferença.

Escusamos de perder tempo a dizer coisas que, simplesmente, não interessam ao cliente e dedicamo-nos ao que realmente importa.

4 - Fortalecemos relações
As pessoas gostam de conversar e nada como uma verdadeira conversa para tornar a reunião menos informal e mais pessoal - olhos nos olhos, e não olhos no ecrã ou no papel.

Uma conversa fluída é, certamente, mais marcante do que apenas mais uma apresentação.

5 - Ganhamos uma boa desculpa para fazer follow-up
Depois da reunião, podemos sempre enviar a tal apresentação que deixámos no escritório. Além de darmos um takeaway para que o cliente possa partilhar informação internamente, é uma boa oportunidade não só para agradecer o seu tempo e disponibilidade, como para resumir os aspetos mais importantes da conversa e alinhar expetativas e próximos passos.

Nota: Não defendo que se deve ir de mãos a abanar para uma reunião. E, muito menos, que não se deve fazer trabalho de casa. Concordo que ganhamos em ter "exhibits" guardadas para, se for preciso, ilustrar melhor um ponto de vista que seja complexo transmitir. Mas o que será que ganhamos em levar uma apresentação?


Miguel-Costa-1Miguel Costa foi consultor da Leadership Business Consulting nos escritórios de Lisboa e São Francisco, Business Developer da Talkdesk e Corporate Finance Analyst no Banco BIG. Licenciado em economia com mestrado em economia e finanças pela NOVA School of Business and Economics, é atualmente Site Manager do portal de emprego Alerta Emprego.