Fim aos emails de ausência! Como usar o email automático para inspirar e cativar na ausência

Fim aos emails de ausência! Como usar o email automático para inspirar e cativar na ausência

  
Não está farto de receber aqueles emails automáticos a dizer que a pessoa com quem queria falar está de férias? Sim? Então porque é que, quando vai de férias, faz o mesmo e obriga os seus contactos a ter igualmente de ler um texto sensaborão?

Por alturas do Natal, à semelhança do que acontece lá para agosto, muitos são os que aproveitam para uns bons e merecidos dias de descanso. Está bem, talvez sejam mais uns terríveis dias de confusão e gritaria, mas nada que não anime um bom e tradicional encontro familiar!

Até aqui tudo bem. O problema é que, como muitos vão de férias, também quase todos colocam a mesmíssima mensagem automática nos seus emails. Mais variante, menos variante, todas dizem mais ou menos isto:

Muito obrigada pelo seu contacto. Encontro-me ausente até dia x. Entrarei em contacto consigo assim que possível.”

Claro que não há nada de errado com estas cerca de 17 a 20 palavras, e sim, elas passam a informação principal. Mas o que é que acrescentam de valor a quem lhe escreveu? Como é que transmitem a sua marca e imagem?

O email automático pode ser uma oportunidade para inovar e inspirar quem o contacta e até mesmo para fazer a diferença. Poderá, inclusive, usá-lo fora dos períodos de ausência, mediante a realidade do momento.

Então e como o fazer? O que dizer?

Deixo-lhe algumas propostas, mas sinta-se convidado a pensar e a ser inovador no seu email automático!

1. Partilhe exatamente o que anda a fazer (e o porquê).
Se está ausente do escritório porque anda a fazer algo extremamente interessante e inspirador, porque não partilhá-lo? Foi a uma conferência? Está a escrever um livro? Foi fazer uma viagem a um sítio ou com um propósito de valor? Porque não dizê-lo no seu email automático?

Claro que, se está ausente porque está a desenvolver um produto/serviço/aprendizagem que vá beneficiar o seu cliente, ainda mais importante é que partilhe o motivo da sua ausência com quem lhe escreve.

Por exemplo:

Muito obrigada pelo seu contacto.
Estou ausente do escritório a frequentar um programa para executivos em Silicon Valley, para acompanhar as tendências e a vanguarda da inovação e para que esta empresa vá ainda mais além e sirva mais e melhor os seus colaboradores e clientes. Ou seja, a si.
Responder-lhe-ei assim que regresse a X (data).
Entretanto deixo-lhe um desafio: Pense como pode inovar no seu dia-a-dia. Faça-o já hoje.


2. Partilhe uma mensagem de “Enquanto espera”.
Tem na sua empresa, revistas e jornais na sala onde os seus convidados aguardam para se reunirem consigo? Com que fim? Não será para que as leiam enquanto esperam? Então e porque não fazer o mesmo com o seu email automático? Porque não sugerir-lhes um artigo que escreveu, um vídeo ou ferramenta que a sua empresa criou e está a disponibilizar gratuitamente, um case study que publicaram, entre outros?

Por exemplo:

Obrigada pelo seu contacto.
Responder-lhe-ei previsivelmente em um a dois dias úteis.
Até lá, deixo-lhe algo que fiz a pensar em si:
(o que selecionou)
Espero que seja do seu agrado e lhe veja valor.
Obrigada pela sua disponibilidade.
Até breve.


3. Partilhe respostas a perguntas frequentes.
Há alturas em que é previsível que vá receber muitos emails com a mesma pergunta. Acontece muito quando se muda o escritório e nos pedem vezes sem conta o novo endereço, quando se lança um novo produto e vêm perguntar por pormenores e valores, quando integramos várias empresas e insistem em nos questionar sobre todas, ou mesmo quando nos fazem chegar todos os assuntos, em vez de recorrer aos responsáveis por cada área de negócio.

O email automático poderá também aqui dar uma ajuda, ao incluir resposta às mais frequentes.

Por exemplo:

Muito obrigada pelo seu contacto.
Responder-lhe-ei assim que me for possível.
Entretanto, deixo-lhe um conjunto de respostas a questões que recebo muito frequentemente, e que poderão incluir a que o levou a escrever-me hoje.
(inclua umas breves FAQ)
Espero que lhe tenha sido útil.
Até breve.


4. Deixe um desafio e/ou um convite.

Se a sua organização defende uma causa social, se promove um evento cuja data se aproxima, ou se irá participar num programa/conferência/evento que pensa ser de valor para quem o contacta, porque não partilhá-lo e convidar desde já quem lhe escreve a juntar-se a si?

Por exemplo:

Muito obrigada pelo seu contacto.
Responder-lhe-ei assim que me for possível.
Aproveito para lhe deixar um desafio: Junte-se a nós dia x no (local), onde irá…. Acredito que será de grande valor para si.
Posso contar consigo?
Obrigada pela sua disponibilidade.
Até breve.


O que vai fazer da próxima vez que se ausentar do escritório? Deixar o email habitual ou ser arrojado e mudar a mensagem?

Poderá usar um dos exemplos acima ou inovar e surpreender quem lhe escreve.

Quem sabe se não poderá ser o elemento diferenciador e decisor naquele negócio em que tanto tem trabalhado para acontecer?

Já pensou que, mesmo ausentando-se, estará a mostrar aos seus colaboradores e clientes que, mesmo ausente ou com dificuldade em responder em tempo útil, continua a preocupar-se e a investir na comunicação de qualidade para com eles?

Deixo-lhe o desafio. Vai surpreender?


Fonte: The Muse


Continue a ler:
 

 


fatinha-portal-artigo1
Fátima Rodrigues
 é gestora do Portal da Liderança e editora de conteúdos da Leadership Business Consulting, tendo sido coordenadora editorial da área de business do grupo Almedina e lecionado na Congrégation Saint-Joseph de Cluny. Esteve ligada vários anos ao Conselho da Europa, onde exerceu funções de formadora do GERFEC em relações interculturais e interreligiosas em contexto corporativo e social. É fundadora e administradora geral do projeto online de fomento à leitura Segredo dos Livros.


[Leia aqui mais artigos]                                                                                [Topo]