Os profissionais mais “despachados” e que abominam a conversa de circunstância talvez tenham de fazer uma pequena adaptação ao modo como conduzem as suas reuniões.
Laura Vanderkam
Más notícias para a liderança pragmática: um estudo sobre reuniões eficazes conclui que a dita “conversa social” não é tempo perdido. E perguntar o que funcionou também agiliza os processos. O projeto Data Wise, da Universidade de Harvard, nos EUA, arrancou com o objetivo de ajudar as escolas a tirarem melhor partido dos resultados dos testes. Mas, com o passar dos anos, os investigadores depararam com um pormenor. Algumas instituições conseguiram fazer grandes progressos, enquanto outras não. E as que estavam a evoluir de modo positivo tendiam a estruturar as reuniões de certa forma. Assim, a equipa de investigação quis descobrir “o que se passava nessas reuniões que fazia uma diferença tão grande nos procedimentos”, refere Kathy Boudett, da Harvard Graduate School of Education.
Nesse sentido, os investigadores reviram as notas de centenas de reuniões durante mais de cinco anos (o que originou o livro “Meeting Wise”, coescrito por Kathy Boudett), e criaram uma lista sobre como conduzir uma reunião eficaz. Alguns itens são bem conhecidos de todos (como, por exemplo, designar uma pessoa para controlar o tempo). Mas há dois aspetos que podem não constar na agenda de muitos líderes.
Tempo para “conversa fiada”
À entrada da reunião as pessoas vão sempre falar sobre como correu o fim de semana ou comentar as últimas notícias. É a natureza humana. Mas uma de duas coisas tende a acontecer – ou o tempo de conversa social entra pela reunião, fazendo descarrilar os outros assuntos, ou alguém corta de imediato com a advertência de que ninguém tem tempo, o que pode criar um ambiente pesado que permanece até ao fim. No sentido de evitar que tal aconteça, dedique cinco minutos no início da reunião à socialização e para um melhor entrosamento. Kathy Boudett diz que, “quando se coloca este item na agenda como algo que tem um tempo limitado, com uma pessoa no comando, responsável por assinalar quando o mesmo se esgota, mantém as coisas balizadas”. Mas, mais importante, conhecer os participantes nas reuniões tem um lado positivo. “Vimos que se pode ter uma ideia preconcebida de que, para ter uma reunião eficiente, há que se restringir aos negócios”, quando, na realidade, as boas decisões exigem que os intervenientes confiem uns nos outros. Como acrescenta outra investigadora, Meghan Lockwood, “pedimos às pessoas que partilhem as práticas, que se incentivem umas às outras para melhorarem, o que não pode acontecer sem confiança”. Por outras palavras, deixar os intervenientes partilharem algo sobre as suas vidas “é uma utilização extremamente eficiente do tempo”.
Análise imediata da reunião
Com base nesta descoberta, a equipa do projeto Data Wise passa, no final das suas reuniões, cinco minutos no que apelida de “plus/delta”. A parte “plus” refere-se aos comentários/resumo do que correu bem na reunião. “É um momento para celebrar os membros da equipa e o trabalho árduo que realizam”, afirma Meghan Lockwood. “Faz com que as pessoas se sintam bem no final em relação a como trabalhámos para nos prepararmos, e os processos eficientes que utilizámos”. E a parte “delta”? Significa mudança – o que pode ser melhorado. É uma maneira muito rápida de melhorar as reuniões, porque receber feedback imediato altera as práticas de uma forma que evita os ressentimentos e as críticas pelas costas.
Embora a equipa de investigadores recomende várias melhores práticas no que diz respeito às reuniões, se não alterar mais nada, ao instituir a prática “plus/delta” terá frutos rapidamente. Os participantes podem no entanto sentir que foram ineficazes porque entretanto a reunião chegou ao fim. Como pode o líder impedir que isso aconteça? – Pode designar uma pessoa para controlar o tempo. Ou então podem afirmar que gostavam de ter a cópia de um documento mencionado por alguém – o que levanta a questão de como as pessoas se preparam para as reuniões.
Só que tenha estes procedimentos instituídos já vai conseguir que cada reunião seja melhor que a última. E tal pode significar que, com o passar do tempo, seja necessário menos reuniões enquanto obtém mais resultados. O que é uma grande vitória, porque, como diz Kathy Boudett, “não há nada melhor que conseguir que as coisas sejam feitas”.
22-01-2019
Fonte: FastCompany
Laura Vanderkam é autora de vários livros sobre gestão de tempo e produtividade, incluindo “I Know How She Does It: How Successful Women Make the Most of Their Time”, “What the Most Successful People Do Before Breakfast” e “168 Hours: You Have More Time Than You Think”.