Gere bem o tempo ou é este que o gere a si?

Gere bem o tempo ou é este que o gere a si?

Por vezes, temos alguma dificuldade em separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de tempo, confundimos as duas realidades.

Vera Alemão de Oliveira

O tempo é igual para todos. Será? O dia tem 24 horas, uma hora tem 60 minutos, um minuto tem 60 segundos, e por aí adiante. Mas a perceção do tempo não é igual para todos nem é constante. Se estiver 15 minutos à espera de alguém, ou passar 15 minutos a ver um filme, a perceção que tem da passagem do tempo é igual?

Não vou entrar pela questão científica da relatividade do tempo, apenas ilustrar que o tempo pode não ser exatamente igual para todos e, mesmo para cada indivíduo, pode variar na forma como é percebido.

Para aumentar a complexidade, cada pessoa tem períodos ao longo do dia em que o tempo é melhor aproveitado do que noutros. Recordo-me que na universidade tinha colegas que gostavam de estudar à noite, tiravam maior rendimento dessas horas de estudo. Já no meu caso, estudava melhor de manhã, era o momento do dia em que me sentia mais desperta e em que aproveitava melhor o tempo. Por vezes, estas diferenças de biorritmo podem, inclusivamente, dar origem a conflitos nos relacionamentos.

A forma como gerimos o nosso tempo depende então de variáveis biológicas (biorritmo), físicas (associadas à teoria da relatividade) e psicológicas (perceção que temos do tempo consoante as situações). A consciência que temos destas variáveis é importante, na medida em que vão ser elas as nossas melhores amigas na gestão individual do tempo, e ou na gestão do tempo das equipas que trabalham connosco. Onde podemos trabalhar para gerir melhor o tempo que temos disponível? Com o auxílio de algumas ferramentas muito simples, o foco deve ser comportamental. Como?

1. Faça um mapa de registo do seu dia
No início vai precisar do apoio de uma ferramenta de autoconhecimento comportamental muito simples: um registo de atividades ao longo de um dia representativo das suas rotinas. Comece na hora 00h00 e termine às 23h59 de um dia típico. Contabilize as horas de sono, aquelas em que é mais produtivo, as refeições, o tempo no trânsito, os períodos em que vai levar os filhos à escola – enfim, tudo aquilo de que se lembrar. Este registo vai dar-lhe a perceção concreta de como passa o dia, em que horas está mais produtivo, as de descanso e, sobretudo, as tarefas em que sente que “gasta” mais tempo. E será o ponto de partida para mudar algumas rotinas.

2. Separe o importante do urgente
Por vezes, temos alguma dificuldade em separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de tempo, confundimos as duas realidades. A separação é simples: o importante é tudo aquilo que concorre para a concretização dos seus objetivos. O urgente é aquilo que é solicitado que faça no imediato. Tudo o que é importante e urgente é prioritário.

Imagine que tem um frasco que precisa de encher com pedras grandes, pedras pequenas, areia e água. O que coloca em primeiro lugar? As pedras grandes, seguidas das pequenas, da areia que preenche os espaços intermédios e da água, que vai ocupar os espaços ainda mais pequenos. Agora imagine que as pedras grandes são as tarefas importantes, as pequenas são as tarefas rotineiras, as areias são as tarefas que aparecem todos os dias e a água são as urgências de última hora. Por que ordem tem vindo a encher o seu frasco?

3. Defina os objetivos de forma SMART
Definir os objetivos de modo SMART ajuda a perceber se o objetivo a alcançar é realista e se pode ser atingido no prazo que se propôs. Também auxilia a distinguir o importante do urgente e a adaptar o comportamento de acordo com a ordem de prioridades.

S. Seja eSpecífico na definição do que pretende atingir. Concretize e afunile os seus propósitos. Por exemplo, em vez de dizer que quer ser um profissional de sucesso, especifique o que é ser um profissional de sucesso. Na sua empresa? No setor em que trabalha? No país? Quem pode avaliar o seu sucesso? A chefia? Os clientes? 
M. Certifique-se que o seu objetivo pode ser Medido. Como saber se está perto de o atingir, como saber quando já atingiu? No exemplo atrás referido, ser um profissional de sucesso pode envolver ser referenciado por dez clientes satisfeitos. E a satisfação dos dez clientes pode ser medida por questionários de satisfação.
A. Confirme se o seu objetivo pode ser Atingido no prazo e na medida em que deseja, ou se não estará a ser demasiado ambicioso. É possível ser referenciado por dez clientes e chegar a ser um profissional de sucesso no país?
R. O seu objetivo é Realista? É realista chegar a ser a referência profissional no país? Esta circunstância pode estar ligada ao prazo que definiu para atingir o objetivo ou ao critério de medição da sua concretização (para saber que já lá chegou).
T. Enquadre o seu objetivo no Tempo, estipule um prazo (realista). Se não o fizer, provavelmente o objetivo não passa de uma intenção, adiada sine die ou até que se resolva a estabelecer um prazo.

4. Autodiscipline-se
Por último, seja disciplinado. Com a perceção de como gasta o seu tempo e com a perceção do que realmente importa, é apenas uma questão de disciplina pessoal. Afinal, só depende de si. Simples! 

23-10-2017


VeraAlemãoOliveiraVera Alemão de Oliveira, consultora e business coach, colabora com a Leadership Business Consulting em projetos de recursos humanos, formação e coaching para gestores e executivos.
Licenciada em Gestão de Recursos Humanos pela Universidade Técnica de Lisboa – Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas, tem duas pós-graduações em Estudos Europeus e e-business, tendo desenvolvido a carreira sempre em áreas ligadas à gestão de pessoas, porque, como refere, por melhor que seja a estratégia de uma empresa, a diferença está nas pessoas.
Ao longo do percurso profissional dirigiu o departamento de Recursos Humanos de uma empresa com mais de 500 pessoas, foi responsável de comunicação numa multinacional de origem holandesa, e foi membro da comissão executiva de um centro de formação. Criou ainda uma empresa na área da formação e do coaching, onde é partner.