Por vezes temos dificuldade em separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de tempo, confundimos as duas realidades.
Vera Alemão de Oliveira
O tempo é igual para todos. Será? O dia tem 24 horas, uma hora tem 60 minutos, um minuto tem 60 segundos, e por aí adiante. Mas a perceção do tempo não é igual para todos nem é constante. Se estiver 15 minutos à espera de alguém, ou passar 15 minutos a ver um filme, a perceção que tem da passagem do tempo é igual?
Não vou entrar pela questão científica da relatividade do tempo, apenas ilustrar que o tempo pode não ser exatamente igual para todos e, mesmo para cada indivíduo, pode variar na forma como é percebido.
Para aumentar a complexidade, cada pessoa tem períodos ao longo do dia em que o tempo é melhor aproveitado do que noutros. Recordo-me que na universidade tinha colegas que gostavam de estudar à noite, tiravam maior rendimento dessas horas de estudo. Já no meu caso, estudava melhor de manhã, era o momento do dia em que me sentia mais desperta e em que aproveitava melhor o tempo. Por vezes, estas diferenças de biorritmo podem, inclusivamente, dar origem a conflitos nos relacionamentos.
A forma como gerimos o nosso tempo depende então de variáveis biológicas (biorritmo), físicas (associadas à teoria da relatividade) e psicológicas (perceção que temos do tempo consoante as situações). A consciência que temos destas variáveis é importante, na medida em que vão ser elas as nossas melhores amigas na gestão individual do tempo, e ou na gestão do tempo das equipas que trabalham connosco. Onde podemos trabalhar para gerir melhor o tempo que temos disponível? Com o auxílio de algumas ferramentas muito simples, o foco deve ser comportamental. Como?
1. Faça um mapa de registo do seu dia
No início vai precisar do apoio de uma ferramenta de autoconhecimento comportamental muito simples: um registo de atividades ao longo de um dia representativo das suas rotinas. Comece na hora 00h00 e termine às 23h59 de um dia típico. Contabilize as horas de sono, aquelas em que é mais produtivo, as refeições, o tempo no trânsito, os períodos em que vai levar os filhos à escola – enfim, tudo aquilo de que se lembrar. Este registo vai dar-lhe a perceção concreta de como passa o dia, em que horas está mais produtivo, as de descanso e, sobretudo, as tarefas em que sente que “gasta” mais tempo. E será o ponto de partida para mudar algumas rotinas.
2. Separe o importante do urgente
Por vezes temos alguma dificuldade em separar o que é importante do que é urgente. Como o urgente implica pressão de tempo, confundimos as duas realidades. A separação é simples: o importante é tudo aquilo que concorre para a concretização dos seus objetivos. O urgente é aquilo que é solicitado que faça no imediato. Tudo o que é importante e urgente é prioritário.
Imagine que tem um frasco que precisa de encher com pedras grandes, pedras pequenas, areia e água. O que coloca em primeiro lugar? As pedras grandes, seguidas das pequenas, da areia que preenche os espaços intermédios e da água, que vai ocupar os espaços ainda mais pequenos. Agora imagine que as pedras grandes são as tarefas importantes, as pequenas são as tarefas rotineiras, a areia as tarefas que aparecem todos os dias e a água as urgências de última hora. Por que ordem tem vindo a encher o seu frasco?
3. Defina os objetivos de forma SMART
Definir os objetivos de modo SMART ajuda a perceber se o objetivo a alcançar é realista e se pode ser atingido no prazo que se propôs. Também auxilia a distinguir o importante do urgente e a adaptar o comportamento de acordo com a ordem de prioridades.
S. Seja eSpecífico na definição do que pretende atingir. Concretize e afunile os seus propósitos. Por exemplo, em vez de dizer que quer ser um profissional de sucesso, especifique o que é ser um profissional de sucesso. Na sua empresa? No setor em que trabalha? No país? Quem pode avaliar o seu sucesso? A chefia? Os clientes?
M. Certifique-se que o seu objetivo pode ser Medido. Como saber se está perto de o atingir, como saber quando já atingiu? No exemplo atrás referido, ser um profissional de sucesso pode envolver ser referenciado por dez clientes satisfeitos. E a satisfação dos dez clientes pode ser medida por questionários de satisfação.
A. Confirme se o seu objetivo pode ser Atingido no prazo e na medida em que deseja, ou se não estará a ser demasiado ambicioso. É possível ser referenciado por dez clientes e chegar a ser um profissional de sucesso no país?
R. O seu objetivo é Realista? É realista chegar a ser a referência profissional no país? Esta circunstância pode estar ligada ao prazo que definiu para atingir o objetivo ou ao critério de medição da sua concretização (para saber que já lá chegou).
T. Enquadre o seu objetivo no Tempo, estipule um prazo (realista). Se não o fizer, provavelmente o objetivo não passa de uma intenção, adiada sine die ou até que se resolva a estabelecer um prazo.
4. Autodiscipline-se
Por último, seja disciplinado. Com a perceção de como gasta o seu tempo e com a perceção do que realmente importa, é apenas uma questão de disciplina pessoal. Afinal, só depende de si. Simples!
05-06-2018
Vera Alemão de Oliveira, consultora e business coach, colabora com a LBC em projetos de recursos humanos, formação e coaching para gestores e executivos.
Licenciada em Gestão de Recursos Humanos pela Universidade Técnica de Lisboa – Instituto Superior de Ciências Sociais e Políticas, tem duas pós-graduações, em Estudos Europeus e em e-business. Desenvolveu a carreira em áreas ligadas à gestão de pessoas, porque, como refere, por melhor que seja a estratégia de uma empresa, a diferença está nas pessoas.
Ao longo do percurso profissional dirigiu o departamento de Recursos Humanos de uma empresa com mais de 500 pessoas, foi responsável de comunicação numa multinacional de origem holandesa, e foi membro da comissão executiva de um centro de formação. Criou ainda uma empresa na área da formação e do coaching, onde é partner.